🌟 Otomasyon Kuralları: Tüm Tetikleyiciler, Koşullar ve Eylemler Hakkında Detaylı Açıklama
MaviMasa, görevinizin en sıkıcı ve tekrarı yapılan kısımlarını otomatikleştirmenize olanak sağlayan güçlü bir araç sunar.
Otomasyon Kuralları, “Eğer bu olursa, o zaman bunu yap” mantığıyla çalışan bir sistemdir.
Bu belge, şu anda MaviMasa’da desteklenen tüm tetikleyiciler, koşullar ve eylemleri kapsar.
🔥 Otomasyon Kuralları Nedir?
Bir otomasyon kuralı, üç temel bileşenden oluşur:
- Tetikleyici (Trigger): Bir olayın oluştuğunda kuralın başlatılmasını sağlar.
Örnek: Yeni bir bilet oluşturulduğunda, bir etkinlik gerçekleşir. - Koşullar (Conditions): Kurallar, belirli koşullar sağlandığında yalnızca devam eder.
Örnek: Bilet, John Smith tarafından gönderildiyse ve o gün Perşembe ise. - Eylemler (Actions): Kuralın amacı, bir bilet üzerinde bir işlem yapmak olup, buna “eylem” denir.
Örnek: Biletin, Max’e atanması.
✅ Koşullar isteğe bağlıdır. Eğer her zaman eylemleri çalıştırmak istiyorsanız, koşul eklemeyebilirsiniz.
⏱️ Tetikleyiciler (Triggers)
Bir kural, aşağıdaki olaylardan herhangi biri gerçekleştiğinde başlatılır:
| Tetikleyici | Açıklama |
|---|---|
| Bilet oluşturuldu | Her yeni bilet oluşturulduğunda tetiklenir. |
| Bilet geçerli süresi dolmuş | Biletin son teslim tarihi varsa ve süre dolmuşsa çalışır. |
| Son 30 dakikada güncelleme yapılmadı | Bilet üzerinde teknisyen veya kullanıcı tarafında yeni yanıt gelmemişse çalışır. |
| Bilet kapatıldı | Biletin durumu “kapatıldı”ya dönüştüğünde tetiklenir. |
| Bir yanıtı eklendi | Herhangi biri tarafından bir bilet yanıtı eklenirse. |
| Bilet kategorisi değiştirildi | Biletin kategorisi bir kategoriye değiştirildiğinde çalışır. |
| Bilet bir teknisyene atandı | Bilet bir teknisyene atandığında tetiklenir. |
| Bilet durumu değişti | Bilet durumu başka bir duruma geçtiğinde çalışır. “Kapatıldı” durumu da dahil olmak üzere. |
| Bilet önceliği değiştirildi | Kullanıcı veya bir teknisyen, kategorinin önceliğini değiştirdiğinde tetiklenir. |
| Bilet oluşturan kullanıcıdan bir yanıt eklendi | Sadece bilet oluşturan kullanıcı tarafından yapılan yanıtlarda çalışır. |
| Bilet yeniden açıldı | Kapalı durumda olan bilet, başka bir duruma dönüştürüldüğünde tetiklenir. |
| Bir özel alan değiştirildi | Bilet içerisindeki özel alanlardan herhangi biri güncellendiğinde tetiklenir. |
| Biletin son tarihi değiştirildi | Biletin son teslim tarihi ayarlandı veya değiştirildiğinde çalışır. |
| Bir etiket eklendi | Bilete bir etiket eklendiğinde tetiklenir. |
🔧 Gelişmiş Kullanıcılar İçin Ek Tetikleyici:
Diğer bir kural tarafından tetiklendi
Bu özellik, birden fazla kuralı birbirine zincirleyerek karmaşık otomasyon akışları oluşturmanıza olanak tanır.
📌 Koşullar (Conditions)
Bir kurala birden çok koşul ekleyebilirsiniz. Eylemler, tüm koşullar sağlandığında çalışır.
Koşullar zorunlu değildir; herhangi bir koşul eklemek istemiyorsanız, eylemler sadece tetiklendiğinde çalışır.
⚠️ Dikkat Edilmesi Gereken Noktalar:
- Çoğu koşulun “negatif” (olmadı) seçeneği mevcuttur.
Örneğin: “Son teslim tarihi ayarlandı” koşulu, aynı zamanda “son teslim tarihi ayarlanmadı” olarak da kullanılabilir.
| Koşul | Açıklama |
|---|---|
| Bilet X saatten fazla geç kaldı | Belirtilen saatten fazla geç kalmışsa çalışır. Çalışma saatlerini de dikkate alabilme seçeneği vardır. |
| Bilet, teknisyen X tarafından “temsilci” olarak kaydedildi | Bilet, bir müşteri adına bir teknisyen tarafından oluşturulmuşsa. |
| Bilette belirli bir etiket var | Biletin belirli bir etiketle donatılmış olup olmadığı kontrol edilir. |
| Özel alan eşitse | Özel alanın belirli bir değere sahip olup olmadığı kontrol edilir. |
| Özel alan güncellendi ve alan şudur | Özel alan güncellendiğinde tetiklenir. Özel alan tetikleyicisiyle iyi çalışır. |
| X dakikadır güncelleme yapılmadı | X dakika boyunca teknisyen tarafından yanıt gelmemişse. |
| Son yanıtta belirli bir ifade var | Yanıt metninde aranan ifade bulunup bulunmadığı kontrol edilir. |
| Son yanıt, abone olmayan bir kullanıcıdan geldi | Yeni yanıt, şu anda abone olmayan biri tarafından gönderilmişse. |
| Teknisyen bilet üzerinde çalışıyor | Teknisyen, bir tarayıcıda veya mobil uygulamada biletin açık durumunda olduğunda çalışır. |
| Son yanıtın e-posta adresi şunu içeriyor | E-posta adresinde belirli bir alan olup olmadığı kontrol edilir. Örnek: @abc.com |
| X saat içinde geçerli süre dolar | Biletin son teslim süresi X saat içinde dolacaksa çalışır. |
| Bilet henüz yanıtlanmadı | Son güncelleme bir teknisyen tarafından yapılmamışsa. |
| Atanan teknisyen “iş dışında” | Teknisyen, profilde “iş dışı” durumuna geçmişse. |
| Bilet teknisyen tarafından güncellendi | Son yanıt bir teknisyen tarafından yapılmışsa. |
| Bilet teknisyenler için güncellendi | Son yanıt yalnızca teknisyenler için yapılmışsa. |
| Bilet kullanıcı tarafından güncellendi | Son yanıt, bilet oluşturan kullanıcı tarafından yapılmışsa. |
| Bilet atanmamış | Bilete bir teknisyen atanmamışsa. |
| Biletin son teslim tarihi ayarlandı | Biletin son teslim tarihi mevcutsa. |
| Bilet önceliği şudur | Biletin öncelik seviyesi belirtilen değerle eşleşiyorsa. |
| Bilet kategorisi veya bölümü şudur | Biletin kategorisi veya bölümü belirlenen kategoriyle eşleşiyorsa. |
| Bilet durumu şudur | Biletin mevcut durumu belirtilen değerle eşleşiyorsa. |
| Bilet konusu şunu içerir veya eşitse | Bilet konusunda aranan ifade bulunup bulunmadığı kontrol edilir. |
| Bilet metni şunu içerir | Bilet içeriğinde aranan metin bulunup bulunmadığı kontrol edilir. |
| Şu saatler arasında | Gün içindeki şu saatler arasında mı kontrolü yapılır. |
| Şu günün günüdür | Haftanın şu günü mü kontrol edilir. |
| Bilet oluşturan kullanıcı e-posta adresi şunu içerir | Bilet oluşturucunun e-posta adresinde belirli bir alan olup olmadığı kontrol edilir. |
| Bilet e-posta yoluyla gelmiş ve TO alanındaki adres şunu içeriyor | Birden fazla destek e-posta adresi varsa, hangi adres kullanılarak bilet oluşturulmuşsa bunu kontrol eder. |
| Bilet oluşturan kullanıcı için “kullanıcı-bulma” verisi şunu içerir | Kullanıcı-bulma özelliğine dair açıklamalar için ayrı bir kılavuz bulunur. |
| Bilet şuradan geldi | Kaynak: e-posta, mobil uygulama, web, canlı destek, vb. |
| Biletin yanıtı yok | Bilete henüz yanıt verilmemişse (sistem yanıtları dahil değil). |
| Bilet bir şirketten geldi | Bilet, belirli bir şirkete ait kullanıcı tarafından oluşturulmuşsa. |
| Bilet şuna atanmış | Biletin atanmış teknisyenini kontrol eder. |
| Bilet bir departmandan geldi | Bilet, belirli bir departmandan mı gelmiş kontrolü yapılır. |
| Bilet bir konumdan geldi | Bilet oluşturan kullanıcının profilde ayarladığı konumu kontrol eder. |
🛠️ Eylemler (Actions)
Eylemler, bir kuralın hangi işi gerçekleştireceğini belirler. Her kuralın en az bir eylemi olması zorunludur.
| Eylem | Açıklama |
|---|---|
| Bileti atama | Bileti belirli bir teknisyene atar. |
| Abonelik ekle/kaldır | Bilet abonelerinin listesini değiştirir. Aboneler, biletin yanıtlarına bakabilir ve yanıt yazabilir. |
| Bilete yanıt ekle | Bilete bir yanıt ekler. “Sadece teknisyenler için” seçeneği ile teknisyenlere özel bir yanıt da eklenir. |
| Yapay zekâ ile otomatik yanıt ekle | LLM (Büyük Dil Modeli) kullanılarak otomatik yanıt oluşturulur. Bilişim kütüphaneniz ve dış belgeler de dahil edilebilir. |
| Bilete ilgili varlık ekle | Varlık yönetimi modülünden bir ya da daha fazla ilgili varlık ekler. |
| Başlangıç tarihi ayarla | Başlangıç tarihini değiştirir. Bu tarih, çözme süresi gibi destek metriklerinin hesaplanmasında kullanılır. |
| Gecikme uygula | Kalan eylemler, belirli bir süre bekletilir. |
| Özel alan değerini ayarla | İstenen özel alanı istediğinize göre belirler. |
| Yöneticilere e-posta gönder | Tüm yöneticilere e-posta gönderilir. |
| Tüm abonelere e-posta gönder | Tüm abonelere doğrudan e-posta gönderilir. Bilete yanıt olarak gönderilmez. |
| Bir departmandaki tüm teknisyenlere e-posta gönder | Belirli bir departmanda bulunan teknisyenlere e-posta gönderilir. |
| Bileti kapat | Bileti “kapatıldı” olarak işaretler. |
| Bilet konusunu değiştir | Bilet konusunu istenilen değere günceller. |
| Bileti kopyala | Bileti tamamen bir kopyasını oluşturur. |
| Bileti sil | Bileti siler. Silinmiş biletlere “Raporlar – Silinmiş biletlere” erişilebilir. |
| Bileti spam olarak işaretle | Bileti siler ve bilet oluşturucunun erişimini engeller. |
| Bileti yeniden aç | Bileti “devam ediyor” durumuna getirir. |
| Bu kullanıcıya ait en son iki bilet birleştir | Aynı kullanıcıya ait son iki bileti birleştirir. |
| Bileti “yanıtlanmadı” olarak işaretle | Bilete “yanıtlanmadı” (turuncu) etiketi ekler. |
| Bileti “teknisyenler için güncellendi” olarak işaretle | Bilete “teknisyenler için güncellendi” (mavi) etiketi ekler. |
| Son yanıtı yalnızca teknisyenler için görünsüz yap | Son yanıtı sadece teknisyenlerin görebileceği hâle getirir. |
| Bileti “yanıtlandı” olarak işaretle | “Yanıtlanmadı” etiketini kaldırır. |
| Bu kategorideki tüm teknisyenlere e-posta gönder | Bileti kategorisinde izinleri olan tüm teknisyenlere e-posta gönderilir. |
| Başka bir otomasyon kuralını tetikle | Birden fazla kuralı zincirleyerek karmaşık süreçler oluşturmak için kullanılır. |
| Atanan teknisyene e-posta gönder | Sadece atanan teknisyene özel e-posta gönderilir. |
| Bilet oluşturan kullanıcıya e-posta gönder | Sadece bilet oluşturan kullanıcıya e-posta gönderilir. |
| “Harcanan süreye” X dakika ekle | Bilete harcanan süreye belirtilen dakikayı ekler. |
| Belirli bir kullanıcıya e-posta gönder | Yardım masasında kayıtlı herhangi bir kullanıcıya doğrudan e-posta gönderilir. |
| Son teslim tarihi ayarla | Biletin son teslim tarihini gelecekteki bir zamanla ayarlar. |
| Bu olay için diğer e-posta bildirimlerini iptal et | Diğer e-posta bildirimleri (örneğin: bilet oluşturulduğunda bildirim) gönderilmeyecektir. |
| Bilet durumunu ayarla | Bileti herhangi bir duruma çevirir. Özel durumlar da dahil olmak üzere. |
| Bilet oluşturan kullanıcıyı değiştir | Bilet oluşturan kullanıcıyı başka bir kullanıcıya çevirir. |
| Bilet önceliğini ayarla | Bilet önceliğini istediğiniz seviyeye çevirir. |
| Etiket ekle/kaldır | Bilete etiket ekler veya kaldırır. |
| Tüm etiketleri kaldır | Bilettan tüm etiketleri siler. |
| Tüm aboneleri kaldır | Biletle abonelikte olan tüm kullanıcıları abonelikten çıkarır. |
| Bilet kategorisini değiştir | Bileti başka bir kategoriye çevirir. |
| HTTP isteği gönder | Üçüncü taraf API’sine veya hizmete istek göndermek için kullanılır. |
| En az dolmuş teknisyene atama | Aktif bilet sayısı en az olan teknisyene atar. |
| Değilse, şöyle yap (Else Do This) | Koşullar sağlanmadığında çalışır. Eylemler buraya eklenir. |
🏆 Önemli Notlar
- Tüm eylemler, kural tetiklendiğinde otomatik olarak çalışır.
- Koşullar, kuralın ne zaman uygulanacağını belirler.
- Eylemler, kuralın ne yapacağını tanımlar.
- Zincirleme kurallar, karmaşık iş akışlarını kolayca yönetmenizi sağlar.
- HTTP isteği gönder eylemiyle MaviMasa, dış sistemlerle entegre edilebilir.
✅ Amaç: MaviMasa’da otomasyon kuralları, destek ekibinizin daha verimli, hızlı ve hatalı süreçlerden uzak çalışan bir sistemle çalışmasını sağlamaktır.
🔄 En sıkı tekrarlayan işlerinizi otomatize edin.
💡 İlk otomasyonunuz ne olsun?
🔔 Şimdi bir kural oluşturarak başlayın.
📣 MaviMasa, her zaman ekibinizin en güçlü ortaklarından biri olmaktan mutluluk duyuyor.